Você está precisando cancelar uma Nota Fiscal eletrônica (NF-e), porque fez o preenchimento com algum erro, porém já se passaram as 24 horas de prazo destinadas a esse fim? Não se preocupe.
Falhas como essa podem acontecer, seja por digitação de número incorreto de CNPJ, cálculos errados ou a própria desistência da transação. Mas a questão pode ser resolvida, por meio do cancelamento, desde que se sigam algumas recomendações do Fisco. Acompanhe a seguir e verifique o que é necessário fazer.
Como funciona a Nota Fiscal eletrônica?
A Nota Fiscal eletrônica é um documento digital que possui informações fiscais de uma determinada operação comercial, com assinatura eletrônica, para garantir a integridade dos dados e autoria do emissor. A NF-e é enviada pela Internet para a Secretaria da Fazenda (e posteriormente encaminhada à Receita Federal), que faz uma pré-validação do arquivo e libera uma Autorização de Uso, que permite o prosseguimento da transação. É por meio desse protocolo que o cancelamento poderá ser realizado.
O que é preciso para o cancelamento de uma NF-e?
Veja abaixo as condições:
- Geração do protocolo “Autorização de Uso”;
- Cancelamento anterior à saída da mercadoria ou realização do serviço.
- O destinatário não pode ter demonstrado ciência da emissão, isto é, acessado a nota.
- Considerando os fatores acima, o prazo médio para cancelamento é de 24 horas a partir da autorização de uso – consulte com seu contador o prazo exato em seu estado. Qualquer alteração implicaria em invalidação da assinatura digital.
Como fazer o cancelamento, na prática?
Assim como a emissão da autorização de uso, o cancelamento também passa pela liberação da Secretaria da Fazenda. O pedido deve ser feito em arquivo XML próprio para isso. Mas fique alerta: o pedido de cancelamento após 24 horas está sujeito à multa aplicada pela Receita Federal, conforme previsto na legislação (confira o item z1 do Inciso IV do artigo 527 do Regulamento do ICMS).
O valor da penalidade varia de estado para estado, mas costuma custar cerca de 1,5% do valor da transação. E há lugares com prazo máximo para cancelamento, como é o caso do estado de São Paulo, que determina o limite de 480 horas.
Para realizar o cancelamento, é preciso emitir uma nota de devolução (destinatário) ou nota de entrada (emissor). Assim, o Fisco recebe uma notificação sobre o retorno da mercadoria para o estabelecimento de origem e prossegue com a autorização do documento fiscal.
O procedimento é o mesmo dentro ou fora do prazo, mas depende da abertura do seu estado para esse tipo de operação. Verifique com o seu contador!
Passo a passo do cancelamento
- Verifique se a sua empresa atende às condições de cancelamento;
- Acesse o software de emissão de notas fiscais;
- Localize a nota fiscal em questão e clique no botão de cancelamento;
- Preencha o motivo do cancelamento e pressione a opção “Enviar cancelamento”.
Por meio do certificado digital, é possível validar esse cancelamento. E, no site da Secretaria da Fazenda, você ainda consegue verificar o status da nota.
Viu só? Cancelar uma nota fiscal após 24 horas não é tão difícil, mas a melhor forma de evitar prejuízos ainda é efetuar o cancelamento dentro do prazo. Para mais informações, contate o seu contador.
