Nos dias de hoje, com a Indústria 4.0 crescendo a todo vapor, as empresas em sintonia com a necessidade de modernizar os seus processos de gestão se vêem cada vez mais estimuladas a seguir os avanços tecnológicos promovidos pela era digital e isso inclui saber como funciona assinatura digital.
Esse fenômeno faz total sentido, principalmente se considerarmos que, ao adquirir ferramentas que melhoram a execução dos seus serviços, o público passa a ter uma melhor percepção sobre as marcas, o que é de grande valia para promover o crescimento desses negócios.
Entretanto, quando imaginamos a assinatura digital nesse cenário, muitas pessoas ainda têm dúvidas a respeito. Para sanar esses pontos de uma vez por todas, tomamos a decisão de produzir este artigo sobre o assunto e convidamos você a lê-lo até o final. Vamos em frente?
O que é assinatura digital e o que a diferencia da assinatura eletrônica?
É muito difícil definir o conceito de assinatura digital sem antes explicar sobre o que, de fato, significa assinatura eletrônica. Afinal, ambos os conceitos estão diretamente interligados, e, por isso mesmo, é comum que haja uma eventual confusão entre ambos. Porém, há algumas diferenças sutis sobre as quais vale a pena discorrer.
Basicamente, a assinatura eletrônica é uma forma de atestar a vontade do signatário, ou seja, aquele que assina ou subscreve um determinado texto, por meio de dados eletrônicos.
É por intermédio dessa tecnologia que se pode verificar se uma determinada pessoa planejava assinar um documento, se a sua identidade foi devidamente analisada e se o documento não sofreu alterações após a inclusão da assinatura na transação eletrônica.
Trocando em miúdos, podemos afirmar que a assinatura eletrônica representa uma tecnologia que vincula a assinatura à identidade do signatário e ao momento em que foi assinada.
Para além disso, o termo assinatura eletrônica corresponde a diversos métodos de identificação diferentes, incluindo sons, símbolos, processos eletrônicos ou anexos relacionados a contratos de demais lógicas de registro, com o intuito de legitimar consentimento nas mais variadas documentações eletrônicas – tudo isso priorizando fatores essenciais como segurança, autenticação multifatorial e um processo extremamente seguro de auditoria.
Uma vez determinado esse conceito, estamos prontos para definir o que, de fato, significa assinatura digital. Trata-se de um tipo de assinatura eletrônica que funciona como uma espécie de “impressão digital”, por garantir a autenticidade do signatário, certificando que o documento original não foi alterado após a assinatura.
É também essa tecnologia que atesta a exclusividade do conteúdo de um documento assinado, uma vez que este não pode ser imitado – garantindo que o remetente não possa simplesmente negar sua autenticidade.
Essa tecnologia adota um formato padrão denominado Infraestrutura de Chaves Públicas, conhecido como ICP-Brasil, para promover o mais alto padrão de segurança.
Portanto, o processo engloba a geração de uma chave pública (que criptografa o documento e garante que ninguém mais possa ver os contatos anexados no documento) e de uma chave privada (que confirma uma correspondência com uma chave privada antes de descriptografar um arquivo).
Em outras palavras, a assinatura digital nada mais é do que a utilização de algoritmos criptográficos como forma de implementação específica de algumas assinaturas eletrônicas em um determinado documento ou mensagem em âmbito eletrônico.
Sendo assim, podemos concluir que o conceito de assinatura digital é referente à tecnologia codificada na qual se baseiam certas assinaturas eletrônicas, como, por exemplo, a assinatura eletrônica avançada.
Por isso, para o uso correto da assinatura digital, é requerido um certificado oficial emitido por algum órgão ou instituição que valide a assinatura e a identidade.
Em quais documentos a assinatura digital pode ser usada?
Não há, segundo a nossa legislação, qualquer tipo de restrição quanto a esse meio de autenticação – sendo assim, é seguro afirmar que a utilização da assinatura digital constitui um meio válido de verificação e autenticação dos mais diversos documentos, tais como (listagem exemplificativa):
- contratos e aditivos;
- documentos relativos à relação de trabalho (folhas de pagamento, rescisões, formulários, advertências);
- receitas médicas, relatórios de saúde;
- ordens de pagamento ou de serviço;
- contratos de compra, venda e locação;
- recibos em geral.
Quais as vantagens de se utilizar a assinatura digital?
Adotar a assinatura digital na sua rotina documental traz inúmeros benefícios. Abaixo, listamos os principais.
Rapidez e produtividade
A assinatura de documentos físicos passa por um processo moroso quando as partes envolvidas não se encontram no mesmo lugar. Afinal, é preciso que o primeiro signatário o assine e envie à outra pessoa que também deve assinar. Após fazê-lo, ela precisa enviar o documento de volta ao remetente.
Dependendo do local onde as partes residem e da forma de envio escolhida, esse procedimento pode levar dias e retardar as ações contratadas caso suas execuções requeiram o documento assinado.
Com a assinatura digital, esse mesmo processo se torna mais rápido e simples, pois basta um clique para o arquivo ser assinado. Esse fator favorece bastante as operações da empresa, possibilitando que mais contratos sejam fechados em menos tempo, aumentando os níveis de captação de clientes.
Economia de gastos
Pode não parecer, mas documentos físicos podem sair bem caros para as finanças de uma companhia.
Os custos desnecessários vão desde material de impressão até os serviços de um motoboy, Correios ou transportadora que levam o documento impresso até um dos assinantes.
Considere também que um grande volume de papel pede por um grande espaço físico, que, conforme o tempo vai passando, precisará ser cada vez maior – como é o caso de escritórios que possuem salas totalmente dedicadas a guardar documentos impressos.
Com a assinatura digital, esses gastos são cortados, uma vez que os documentos são armazenados em um ambiente virtual – o que também é benéfico sob o ponto de vista do tempo, uma vez que documentos digitais podem ser rapidamente acessados nas plataformas de assinatura.
Diminuição na proliferação de vírus e bactérias
Documentos digitais poupam o uso de locais destinados a armazenar os documentos físicos que, por sinal, requerem uma série de cuidados como se certificar de que o lugar seja fresco e com baixa umidade.
Temperaturas altas e ambientes úmidos podem fazer com que os papéis se deteriorem mais rapidamente, o que permite a proliferação de insetos, fungos e bactérias que fazem mal à saúde.
Sustentabilidade
Ao adotar o recurso da assinatura digital, você também contribui com o meio ambiente – e isso se dá de várias formas.
A redução do deslocamento proveniente de serviços de motoboy e transportadoras também ajuda a diminuir a emissão de Co2.
Para além disso, ao substituir o material impresso pela documentação digital, combate-se o desmatamento – o que vale a pena, se considerarmos que cada tonelada de papel custa, em média, a derrubada de 11 árvores, e, somente no Brasil, há cerca de 19 milhões de empresas atuantes.
Mobilidade
Certamente, já houve aquele momento em que você não pôde assinar um determinado documento por estar em outro estado ou em algum local em que não havia assinatura registrada em cartório.
Com a assinatura digital, esse problema simplesmente deixa de existir, uma vez que os acordos podem ser firmados onde quer que você esteja, contanto que você possua um dispositivo com acesso à Internet – como um PC, notebook ou mesmo telefone celular.
Como fazer assinatura digital: passo a passo
Trata-se de um procedimento simples e que abrirá portas para uma nova e transformadora fase no seu negócio. A seguir, um rápido tutorial de como fazer sua assinatura com certificado digital.
Instale o certificado SSL
Primeiramente, você deve instalar o Certificado SSL em seu computador. Trata-se de um mecanismo de segurança digital que permite a comunicação de informações criptografadas entre um site e um navegador de Internet – o que é extremamente importante, visto que a maioria das plataformas de assinatura digital opera online.
Para tal, você deve entrar em contato com uma empresa brasileira habilitada a comercializar esse tipo de certificado.
Contatar uma Autoridade Certificadora
O próximo passo é escolher uma Autoridade Certificadora, que são as entidades habilitadas a emitir certificados digitais aos quais as assinaturas digitais são associadas.
Nesta etapa, lhe será exigida uma série de documentos e informações pessoais, com a finalidade de conferir sua identidade para que a assinatura seja emitida com integridade.
A lista das Autoridades Certificadoras credenciadas pelo ICP-Brasil está disponível no site do Governo Federal.
Escolha uma plataforma de assinatura digital
Uma vez tendo conseguido o seu certificado digital, basta se cadastrar em uma plataforma de assinatura digital para começar a usufruir dessa ferramenta com o máximo possível de aproveitamento.
Existem diversas plataformas especializadas em soluções para assinatura digital no mercado – de todas elas, recomendamos a ZapSign.
Se você ainda tem dúvidas sobre assinatura digital e sua segurança e validade jurídica, recomendamos fortemente a leitura desse artigo completo sobre a MP da Assinatura Digital. Basta clicar aqui para saber tudo a respeito!
ESCRITO POR: William é redator e escreve para o blog Paiol Hosting, portal sobre hospedagem de sites e criptografia.
