Como declarar reembolso de gasto com viagem a trabalho no IR?

Todos os anos surgem dúvidas quando chega o momento de declarar o Imposto de Renda (IR). Uma destas dúvidas é como declarar os gastos das viagens a trabalho. Essa questão tem fundamentação, visto que a empresa providencia o necessário para a sua viagem, como hospedagem, passagens aéreas, seguro de viagem, etc. O empregado, então, será reembolsado por todas as despesas na volta. Esta quantia irá para sua conta bancária, portanto, deve ser informado à Receita Federal.

Caso você trabalhe em uma empresa e possui um cargo onde é necessário inúmeras viagens a trabalho, guarde todos os recibos de alimentação e hospedagem. Mas, de acordo com a lei, você terá que exercer atividades para seu empregador fora da cidade sede da empresa no período da viagem.

Como fazer isso na prática?

As despesas com viagens corporativas são isentas do IR. Entretanto, deve-se declarar os custos à Receita Federal.

Estas são as etapas para declarar o reembolso de gastos com viagem a trabalho:

• Identifique as despesas em “Rendimentos Isentos e Não Tributáveis”, no campo identificado como “Outros”;
• Nesse momento, é necessário informar diversos dados da empresa e as despesas, bem como a descrição de todos os custos;
• O valor, então, deve ser declarado como “Diárias e ajuda de custos”.

Antes, atente-se a alguns detalhes

Para você fornecer as informações necessárias e corretas para ter a isenção do IR na hora de declarar o reembolso das viagens corporativas, veja o que precisa acontecer:

• Sempre solicite e guarde os recibos e comprovantes que estejam em seu nome e, também, de todos os serviços que você prestar;
• Os valores presentes nos recibos devem ser compatíveis com todos os serviços e suas respectivas características, como aqueles oferecidos no destino e cargo ocupado por você, colaborador da empresa;
• Todo o reembolso é utilizado para cobrir as despesas: alimentação, transportes e hospedagem de colaboradores em diferentes locais da sede da instituição;
• Você deve, necessariamente, prestar serviços em nome da empresa.

Outras questões que você precisa saber:

• Se você estiver acompanhado de pessoas sem vínculo com a organização, como esposa e filhos, o reembolso não será válido;
• A empresa apenas terá comprometimento com os gastos que foram destinados ao seu colaborador. Logo, as empresas de terceiros devem, necessariamente, ser atribuídas ao próprio colaborador;
• Sobre o seguro de viagem a serviço da organização, esta comumente contrata apólice aberta, tendo validade de um ano, que pode ser de abrangência internacional ou válida apenas no território nacional. Nesse caso, é a empresa que decide o valor que será coberto e as possíveis indenizações são demonstradas sobre os diversos salários dos segurados, com limites máximos e mínimos.

Cuidado com o prazo!

Atente-se sempre ao prazo da entrega da declaração do IR e lembre-se que há multa no valor de R$ 165,74 se não tiver imposto devido e 1% ao mês, podendo chegar até 20%, para imposto devido.

Agora ficou mais fácil declarar o reembolso de viagens corporativas, certo? Fique de olho em todas as dicas, etapas e detalhes para fazer a declaração do IR de forma correta à Receita Federal.