Como organizar documentos na empresa, no computador e na nuvem?

Lidar com uma grande quantidade de documentos (sejam pessoais ou de trabalho) pode ser uma tarefa bastante estressante. Se tempo é dinheiro, a facilidade de encontrar documentos é potencialmente o primeiro passo para o sucesso. Mantê-los em ordem é essencial para a praticidade e dinamização dos processos de qualquer empresa – inclusive se a empresa for apenas você mesmo.

Caso você seja um trabalhador autônomo, talvez a quantidade de documentos para gerir seja menor. Mas atenção: não confie na sua memória. Você não vai lembrar onde colocou aquele papel dois anos atrás, nem como nomeou aquele arquivo que salvou na correria. Facilite seu trabalho seguindo estas dicas!

Documentos físicos

Se você não optar pela digitalização (ou não puder utilizar essa alternativa), pense que a conservação é uma preocupação maior quando falamos em documentos de papel. Eles estão suscetíveis a acidentes como incêndios, inundações, extravios, e o desgaste natural do tempo.

Portanto, tenha certeza de que o espaço em que os documentos serão guardados seja amplo, limpo e livre de umidade.Além disso, pense na facilidade de acesso dos funcionários a esses documentos: disponibilize corredores, elevadores, rampas e sinalização clara. Praticidade é fundamental.

Imagine que você montará uma biblioteca: estas têm os livros separados por assunto, então por autor, e em seguida por título, todos em ordem alfabética. A lógica aqui é a mesma. No caso de arquivos de empresas, data também é uma categoria importante. Separe contratos, notas fiscais, balanços de pagamento etc por data, e defina para toda a empresa prazos por categoria de documento (exemplo: cartas de demissão ficarão guardadas durante quatro anos). Assim, os funcionários só poderão se desfazer de certas documentações quando seu prazo for vencido.

O mais importante é criar um padrão de arquivamento para seguir e deixar esse formato claramente sinalizado, para que a busca seja mais eficiente. Exemplos:

Arquivos contábeis > notas fiscais > emissor por ordem alfabética > data em ordem decrescente

Contratos > data em ordem decrescente > nome do contratante por ordem alfabética

No computador

Antes de tudo: limpe o terreno. Delete programas que acabam vindo junto com outros downloads, arquivos com erro e que não serão mais utilizados. Essa dica é ainda mais importante para autônomos, cujo computador pode ser o principal instrumento de trabalho.

Em seguida, assim como se faria com papéis, crie um padrão de nomeação de arquivos. Uma agência de fotografia, por exemplo, lida com uma imensidão de arquivos diariamente; pode-se optar por padronizar por data, nome do fotógrafo, nome do cliente e categoria de evento, como a seguir:

20062018_NOMEFOTOGRAFO_NOMECLIENTE_CASAMENTO

Ressalta-se que essa estrutura depende muito dos seus objetivos e do tipo de trabalho da empresa.

Há, também, uma opção menos convencional para aqueles que se perdem em subpastas de subpastas. O método ABC, nesse sentido, consiste em criar pastas de A a Z; cada pasta conterá categorias que iniciem pela letra correspondente, sem a necessidade de estarem unidas por assunto. Por exemplo:

Pasta C > Contratos; Contabilidade; Comprovantes; COFINS

Outra opção é utilizar HDs externos (hard drives). É pouco usual, mas, a depender do formato dos dados, pode ser uma opção mais barata e mais simples. Essa alternativa é ideal no caso de empresas que lidam com arquivos muito pesados, como audiovisuais. Lembre-se, contudo, de reservar um espaço físico dedicado ao armazenamento desses HDs que seja seguro e limpo, permitindo sua durabilidade por mais tempo. Além disso, não esqueça que os HDs precisam ser nomeados com etiquetas padronizadas.

Na nuvem

Algumas das plataformas mais utilizadas são o Dropbox, Google Drive, OneDrive (para clientes da Microsoft) e iCloud (para clientes da Apple). A grande vantagem da nuvem é o acesso remoto – ou seja, diferentes dispositivos podem acessar os arquivos de onde quer que estejam, desde que tenham acesso permitido. Isso significa que, mesmo que um computador quebre, os arquivos salvos na nuvem continuarão intactos.

Uma desvantagem, porém, é o custo. A princípio, parece a opção mais prática e barata (até determinada capacidade de armazenamento, as plataformas são gratuitas); porém, dependendo do tamanho e quantidade dos arquivos, a empresa precisará comprar um pacote com maior capacidade.

Outra desvantagem pode ser a lentidão – novamente, se a empresa trabalha com arquivos pesados (como vídeos, músicas, fotografias), ter de transferir via internet e fazer upload depois para outro dispositivo pode ser um processo muito lento e sujeito às inconstâncias da rede (em locais em que o WiFi não tem um sinal muito constante, o armazenamento de dados em nuvem é mais complicado; já o HD não depende da internet). Por outro lado, se o caso for de arquivos simples do Word, planilhas do Excel etc, a nuvem pode ser uma ótima opção. Portanto, sugere-se comparar o custo-benefício entre a nuvem e os hard drives.

Além disso, empresas podem criar suas próprias plataformas de armazenamento para agirem como uma nuvem interna, como se fosse uma pasta pública entre as máquinas da empresa. Isso envolve um investimento em T.I., mas, se segurança da informação for um fator determinante para a empresa, pode valer a pena.

Ajuda dos universitários

Não há nada como a ajuda profissional. Existem profissionais especializados em gestão de documentos. Então, caso a situação seja muito complexa, considere contratar uma agência especializada.

Há alguns softwares de gerenciamento eletrônico de documentos, como ArqGED, SoftExpert Documento, GED IMATEC, entre outros. Eles são ferramentas pagas desenvolvidas por empresas de gerenciamento de informação, as quais também costumam oferecer serviços de microfilmagem, digitalização de arquivos e outras soluções.

Últimas dicas

Infelizmente, não existe uma fórmula mágica para organizar a documentação. Por essa razão, sugerimos que considere os seguintes pontos:

• Segurança

Seus dados estarão armazenados com privacidade?

Correm algum risco de serem perdidos?

• Acessibilidade e rapidez

É fácil encontrar os arquivos?

• Custo

Qual forma é mais barata?

Qual me garante melhor relação custo-benefício?

• Uso do espaço

Precisarei destinar um espaço físico em minha empresa?

Precisarei disponibilizar tecnologia?

Então, acha que agora irá conseguir organizar seus documentos? Coloque nossas dicas em prática e conte para nós como foi!