Saiba como cancelar nota fiscal sem o emissor gratuito

Para quem não utiliza a ferramenta gratuita de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), como funciona o cancelamento? Você já domina esse assunto? Caso ainda tenha alguma dúvida, acompanhe a seguir.

Sistemas gratuitos de emissão de nota fiscal

Quem é empreendedor enquadrado no Simples Nacional provavelmente já sabe que, desde janeiro de 2017, as atualizações para o emissor gratuito de Nota Fiscal Eletrônica passou a ser feita pelo estado do Maranhão (até então, São Paulo era responsável).

Além disso, o Sebrae também começou a disponibilizar o serviço sem custos, facilitando a rotina de microempreendedores individuais e pequenos e médios empreendedores. Durante esse processo, algumas empresas que ainda não contavam com softwares próprios optaram por fazer essa busca e aquisição.

Sistemas pagos de emissão de nota fiscal

Algumas das alternativas disponíveis no mercado são as plataformas oferecidas por empresas como Bling, Conta Azul e NotaJá.

Como cancelar nota fiscal eletrônica sem emissor gratuito

Porém, independentemente da assessoria que você escolha, a realização do processo de cancelamento de uma nota fiscal eletrônica – por erro de digitação, cálculo fiscal ou a própria desistência do produto ou serviço – segue etapas muito similares. Antes de iniciá-lo, certifique-se de que:

• Já foi emitido o protocolo “Autorização de Uso”, gerado pela Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz), que autoriza as transações.
• Você está solicitando o cancelamento antes de as mercadorias saírem de sua empresa ou antes de realizar a prestação do serviço.
• O seu destinatário ainda não demonstrou ciência da emissão, isto é, não visualizou a nota.
• Se os preceitos acima forem observados, você pode pedir o cancelamento em até 24 após a autorização de uso. Perceba que esse prazo pode variar de acordo com o estado em que a sua empresa está localizada. Consulte o seu contador para confirmar o prazo exato.

Prazos e custos

Após esse período, o cancelamento pode vir seguido de multa pela Receita Federal, conforme está previsto na legislação (confira no item z1 do Inciso IV do artigo 527 do Regulamento do ICMS). O valor da multa é diferente de estado para estado, mas costuma ser de 1,5% do valor da transação.

Da mesma maneira, é importante confirmar o prazo máximo para cancelamento. Em São Paulo, por exemplo, o tempo estipulado é de até 480 horas.

O seu cancelamento só é confirmado a partir da aprovação da Secretaria da Fazenda. O pedido é encaminhado para a Sefaz por meio de arquivo XML próprio. O procedimento está condicionado à emissão de uma nota de devolução (feita pelo destinatário) ou nota de entrada (feita pelo emissor). Assim, é feita uma notificação ao Fisco quanto ao retorno da mercadoria para a empresa que a liberou e a autorização do documento fiscal é levada adiante.

Passo a passo do cancelamento de nota fiscal

Confirme as condições de cancelamento em sua empresa. Se não houver qualquer impedimento, siga as instruções abaixo:

• Abra o software de emissão de notas fiscais;
• Na plataforma, busque pela nota fiscal que deseja cancelar e pressione o botão de cancelamento;
• Preencha a lacuna referente ao motivo do cancelamento e escolha a opção “Enviar cancelamento”.

Graças ao certificado digital ou assinatura eletrônica, o cancelamento é validado. E, ao acessar o site da Secretaria da Fazenda, você pode acompanhar o andamento da nota.

Percebeu como o cancelamento de uma nota fiscal sem emissor gratuito pode ser realizado? Se restar alguma dúvida, consulte seu contador ou a empresa que o assessora!