A tarefa de organizar as atividades é muito pesada e a responsabilidade é grande. Um dos grandes requisitos para organizar um bom evento em um ambiente corporativo é o tempo, para que tudo ocorra como planejado. 

Então, com um planejamento adequado, é possível esperar que tudo ocorra como esperado, até mesmo evitar aqueles imprevistos e falhas que podem prejudicar a imagem e toda a organização da empresa. 

No entanto, é preciso ter em mente que é normal acontecer pequenos imprevistos, porém, o ideal é evitá-los ao máximo. Por isso, preparamos um guia especial para você que deseja obter sucesso na organização de um evento da sua empresa.

Portanto, fique de olho no nosso passo a passo para organizar um evento corporativo, assim você garantirá o sucesso do seu evento!

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Como montar o seu evento?

Você deve, primeiramente, determinar o tema do evento a ser realizado. Nessa etapa, você deve especificar o motivo da reunião, bem como as suas metas e objetivos. 

Após isso, você deve determinar a quantidade de convidados para o seu evento. Essa é uma das etapas mais importantes para um evento corporativo. Sempre atente às confirmações dos convidados. 

A escolha da cidade e do lugar é essencial, deve ser escolhido conforme a distância pública. Isto é, deverá ser em um local adequado para todos os convidados, e que estejam o mais próximo possível de cada um. 

Definidos os locais, a quantidade de pessoas e o tema, você deve marcar a data e a hora do evento. Assim como, programar palestrantes, conteúdo e a programação disponível para o evento. 

Você deve ter em mente quais os limites e orçamentos disponíveis para arcar com todas as despesas do evento, para que se programe e evite gastos desnecessários. 

A escolha de um buffet deve ser pensada. O menu que se adapta ao formato do evento, isto é, que é adequado ao evento.

Cuide de toda a decoração do evento, o palco, a iluminação, o som, determina fotógrafos para o evento ou responsável da empresa para as fotografias do evento. Decore todos os móveis para o evento, tudo de acordo com o tema a ser feito. 

Você também pode pensar em brindes para seu evento. Para isso, busque algo personalizado com o tema do evento. Canecas costumam ser bons brindes, que podem ser providenciados através de uma gráfica em Osasco (ou em outra localidade próxima ao evento) que seja de confiança e que entregue dentro do prazo. 

Não se esqueça do pessoal de limpeza, segurança e recepção.  Conduza de forma organizada ou ligue para uma empresa profissional. 

Por último, após ter todo o evento organizado e planejado, é importante a divulgação para o evento, bem como o envio dos convites aos convidados para evento de sua empresa. 

Procure o método mais simplificado e adequado ao seu estilo, pode ser impresso, eletrônico, entre outros meios. 

Não se esqueça de fazer uma pesquisa entre os convidados: envie scorecards aos participantes e colete feedback positivo e negativo para organizar os próximos eventos de sucesso. 

Aprenda como planejar eventos de grande escala com sucesso

Não há dúvidas de que o segredo de como organizar um evento de sucesso está na organização.

Vamos mostrar o passo a passo para te ajudar a fazer um planejamento, mas o responsável por essa tarefa deve ter uma boa habilidade para lidar com grandes quantidades de informações e ser capaz de se comunicar com pessoas das mais diversas áreas, muito importante. 

Conhecimento profissional e ainda flexibilidade para lidar com situações inesperadas. Afinal, já sabemos: imprevistos acontecem! Portanto, quanto mais organizado o processo, melhor. 

É importante anotar as informações sobre o evento, manter os contatos dos fornecedores e parceiros essenciais para o evento, e manter tudo em ordem, pois esses dados são essenciais durante a preparação do evento.

Compreender a importância de definir estratégias nas atividades organizacionais

Sem uma estratégia clara, é impossível pensar em como organizar um evento de sucesso.

O produtor é responsável por fazer planos detalhados para todas as etapas da organização do evento, atribuindo responsabilidades, escolhendo prioridades e dando tempo para acompanhar de perto o que está acontecendo.

Antes de considerar os detalhes reais, a organização deve ter uma visão muito clara dos objetivos e funções da atividade. Portanto, é importante se perguntar:

  • Minha empresa quer participar deste evento?
  • Que valor meu evento traz para os participantes?
  • Quais são as principais diferenças em minhas atividades?
  • Quem serão os participantes e quais são as suas principais necessidades?
  • Quais são as expectativas de cada público diferente para este evento?
  • Como posso oferecer tudo o que os participantes esperam ao mesmo tempo que fique agradavelmente surpreso?
  • Quem é o fornecedor ideal para este evento?

Por fim, são muitas as perguntas que vão ajudar a desenvolver um plano estratégico para o evento, de forma a garantir que o evento alcance seus objetivos e traga os resultados esperados. 

Não se esqueça: é importante ter objetivos claros. Afinal, eles decidirão qual é a melhor estratégia.

Na hora de definir sua estratégia, não se esqueça de dois pontos básicos: tecnologia e fornecedores! Aprenda a importância desses tópicos a seguir.

Estabeleça metas e objetivos

Além disso, como mencionei no início deste artigo, é importante entender para planejar com antecedência:

  • Data de configuração estimada;
  • Estabeleça metas;
  • Alinhe prazos com os mais diversos fornecedores.

Tudo isso é crucial, portanto, em dias importantes, as coisas seguirão suas suposições e as expectativas dos participantes (ou ainda melhor!)

Em seguida, avalie a importância das etapas básicas de planejamento do evento, estratégia, organização, determinação da data e local das questões decisivas e as habilidades para aproveitar melhor o tempo.

Cuide de seus fornecedores

Outro ponto-chave de uma estratégia de evento de sucesso é o relacionamento com o provedor do evento.

Afinal, o incidente só acontecerá conforme o planejado quando cada fornecedor contratado cumprir suas responsabilidades e entregar seus produtos ou serviços com qualidade e no prazo nas condições acordadas.

Portanto, reserve um tempo para encontrar os melhores fornecedores e estabelecer parcerias com eles.

Não há dúvida de que ter uma pequena lista de fornecedores confiáveis ​​que já conhecem suas necessidades é muito mais interessante do que uma longa lista de empresas que nunca se sentiram completamente à vontade trabalhando com você.

Plano de estudo e organização

Em comparação com quando você tem um prazo confortável para lidar com cada detalhe, a chance de sucesso para uma atividade de preparação de emergência é muito menor.

Claro, esta não é a lei: os responsáveis ​​pelo tratamento de incidentes precisam saber como organizar os incidentes quando necessário – isso geralmente significa apenas algumas horas.

Porém, pense na situação ideal, nada melhor do que planejar e cronometrar para te ajudar. Então, como você faz previsões anuais de eventos que sempre se repetem e organiza seu trabalho diário para que se preparem antes do prazo?

Para eventos específicos, tome decisões com base em circunstâncias ou necessidades específicas e sempre tente reservar um bom período de segurança. Defina dias suficientes para:

  • Contatar e negociar com fornecedores;
  • Promova o seu evento;
  • Certifique-se de que tudo está em ordem.

Não existe um prazo ideal para planejar e organizar atividades. Tudo tem a ver com tamanho, número de convidados e ocasião. 

O mais importante é conhecer seus objetivos e trabalhá-los, sempre pensando que a divulgação é uma das etapas mais importantes – leva tempo para funcionar!

Aposte em tecnologia

Não há dúvidas: a tecnologia é uma das maiores aliadas na organização de eventos.

Atualmente, você pode contar com uma variedade de ferramentas para ajudá-lo a organizar informações, otimizar a experiência do participante e as atividades promocionais – e muitos outros recursos.

Por isso, vale a pena fazer algumas pesquisas para descobrir quais recursos técnicos são relevantes para a sua atividade.

Por exemplo, este recurso pode ser um aplicativo exclusivo para o seu evento, com múltiplas funções que podem deixar os participantes felizes e promover a gestão dos produtores. 

Também pode ser um site (sim, isso é tecnologia!), uma plataforma de bilheteria online ou um leitor de crachá de expositor. Na verdade, pode ser um número infinito de coisas! Seja criativo!

Também pode ser uma rede social ou dispositivo de realidade aumentada que contata diretamente o público-alvo.

O principal aqui é entender as opções disponíveis no mercado, entender como utilizar cada opção e apostar nas opções relacionadas a você e à sua atividade.

Lembre-se de que a tecnologia também é uma grande aliada na hora de organizar dados, contatos e contratos. Todo o conteúdo pode ser compilado em um só lugar e acessado por meio de vários dispositivos, otimizando a comunicação da equipe e protegendo os dados importantes necessários para o sucesso de todas as partes.

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