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Entre grandes empresas, a gestão de processos é bastante citada como ferramenta para a busca por maior eficiência nos negócios. Mas será que ela não cabe também em pequenos negócios? Confira neste artigo.

Sempre há um processo

Por menor que seja a estrutura de uma empresa, sempre haverá um processo que leva à criação do produto ou do serviço a ser oferecido ao cliente. A estrutura mais enxuta da pequena empresa não elimina a existência de um processo.

O que pode haver na pequena empresa (e muitas vezes há) é um processo “oculto”, que em casos extremos existe apenas na cabeça de quem o executa. Se um dia esse colaborador decide deixar a empresa, pode acabar levando junto o processo.

Aqui podemos enxergar o primeiro benefício que pode ser proporcionado pela gestão de processos: a identificação e documentação dos processos existentes. Na gestão de processos não há lugar para processos ocultos.

Comece identificando os processos existentes

A primeira medida a ser tomada em gestão de processos é conhecer bem os processos que já existem, isto é, os processos como eles são (as is).

Só essa primeira etapa já é muito reveladora. Aqui você vai descobrir que sua empresa convive com situações como:

  • um determinado processo, crucial para a empresa, que só existe na cabeça de um determinado colaborador; um risco enorme para a continuidade do seu negócio;
  • alguns colaboradores que estão sobrecarregados de tarefas, constituindo um gargalo que compromete a produtividade total da empresa; em muitos casos, esse colaborador é ninguém menos que o sócio-proprietário da empresa;
  • processos não padronizados, que resultam em níveis de produtividade irregulares ou em produtos finais de qualidade irregular;
  • processos cujos resultados estão deixando a desejar porque dependem da interação entre duas áreas ou dois colaboradores e não há acordo sobre qual é o papel de um e qual é o papel do outro

Melhorando os processos

Nesse ponto, você pode partir em busca de soluções para os processos falhos identificados. Por exemplo:

  • para o processo que só existe na cabeça de um determinado colaborador, providencie a disseminação desse conhecimento;
  • para colaboradores sobrecarregados, delegue, redistribua tarefas;
  • para processos não padronizados, estude a adoção de um padrão mínimo;
  • para processos sem definição clara de responsabilidades, estabeleça quais são elas.

Mesmo naqueles processos em que não foram identificadas falhas, você pode ter identificado oportunidades de melhoria. Por exemplo, alguma tarefa que ainda seja realizada manualmente quando já existem soluções automáticas disponíveis.

Para cada mudança que você definiu, redesenhe o processo como ele deve ser.

Mantenha toda essa documentação atualizada. Por quê? É um excelente material para:

  • treinar sua equipe,
  • ambientar novos colaboradores que chegam,
  • retomar o estudo de melhorias para os processos da empresa.

Parece tudo muito trabalhoso, mas o resultado é mais que compensador

Verdade. Não só parece, como é mesmo tudo muito trabalhoso. Os casos mais gritantes de processos falhos são até facilmente identificáveis, mas fazer uma gestão total de processos da empresa é tarefa para muitos e para especialistas.

Você pode treinar seus colaboradores para que desenvolvam um “olhar clínico” em relação aos processos e tornem-se partícipes da gestão de processos. Você também pode formar a sua equipe interna de gestores de processos. Ou ainda, contratar consultores que façam um diagnóstico sob demanda. Apenas não ignore a gestão de processos.

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