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O cliente tem sempre razão.

Mas o que fazer quando o cliente não nos paga?

Confira 5 dicas para lidar com clientes inadimplentes.

Quem está inadimplente?

Antes de iniciar uma ação de cobrança você precisa definir quando irá considerar o cliente como inadimplente.

Sim, porque atrasar 1 ou 2 dias não significa que o cliente não está disposto a pagar ou está com dificuldade em fazê-lo.

É preciso, então, definir a partir de que momento o cliente será considerado inadimplente, levando-se em consideração o fluxo de caixa da empresa.

A partir do momento em que o cliente for considerado inadimplente você deverá tomar as decisões e ações necessárias para garantir o recebimento das vendas e não comprometer suas finanças.

Anote aí nossas 5 dicas para lidar com esta situação.

1 – Faça análise de crédito

Prevenir é melhor do que remediar e esta máxima também vale para o Contas a Receber.

Antes de autorizar o faturamento, deve-se fazer a análise de crédito do cliente.

Verifique junto aos órgãos de proteção ao crédito como SCPC e SERASA se a empresa tem títulos protestados e/ou cheques devolvidos.

Entre em contato com outros fornecedores e verifique informações como a média de valores negociados e a pontualidade de pagamento.

Peça referências bancárias e confirme com o gerente da conta bancária se o mesmo tem conta corrente ativa.

Faça uma análise detalhada, estabeleça critérios – uma política de concessão de crédito – e então estabeleça limites de faturamento e prazos de pagamento. Especialmente quando se tratar da primeira compra do cliente, afinal, nada pior do que começar uma relação com o pé esquerdo.

Como lidar com clientes inadimplentes: confira nossas 5 dicas

2 – Elabore uma Política de Cobrança

Como dissemos anteriormente, você não precisa contatar o cliente porque o mesmo atrasou 1 ou 2 dias, ou será que precisa?

Estabeleça critérios e parâmetros que determinem quem cobrar, quando cobrar e como cobrar.

Considere o histórico do cliente, o volume de faturamento, a pontualidade, se é um cliente estratégico e as perspectivas de futuros negócios.

A Política de Cobrança determinará como será feita a ação de cobrança.

3 – Ação de cobrança

Você pode abordar o cliente por escrito (carta ou e-mail) ou telefonema.

Nesta última opção, você também deve saber para quem ligar: se para o assistente/analista de contas a pagar, para um gestor da área financeira, ou será melhor contatar diretamente um contato da área comercial?

A ação de cobrança consiste nos procedimentos que serão adotados para abordar o cliente e acompanhar a liquidação do débito ou a abertura de uma negociação.

Também é a ação de cobrança que irá determinar se o título será protestado ou não e os parâmetros para a negociação, se for o caso, determinando se a empresa aceitará o pagamento parcelado, bem como se as parcelas terão incidência de juros e multa.

4 – Acionando o Jurídico

Quando não há mais possibilidade de negociação só resta um caminho: acionar o departamento jurídico ou contratar um escritório especializado.

Esta é uma opção extrema e esperamos que você não tenha que utilizá-la.

Somente nos casos em que o cliente declarar que não irá quitar a dívida e recusar toda e qualquer forma de negociação é que o caminho jurídico deve ser seguido.

Neste caso, será necessário entrar com uma ação no Judiciário requerendo devolução da mercadoria vendida ou solicitar a penhora de um bem da empresa devedora para quitar o débito.

É uma opção cara e demorada e, como dissemos, só deve ser utilizada como último recurso.

5 – Treine sua equipe

Além de estabelecer uma Política de Crédito e Cobrança, você deve treinar sua equipe para que a mesma saiba aplicar esta política e abordar corretamente o cliente.

De nada adianta criar Políticas se os membros da equipe utilizarem diferentes procedimentos a cada situação.

Pior ainda é abordar o cliente de maneira inadequada, criando atritos e desgastes desnecessários.

Por isso, é importante oferecer treinamentos, fazer reuniões e dar feedbacks. Acompanhe a ação de cobrança através de um workflow (fluxo de trabalho) e interfira quando necessário.

Afinal, a relação com o cliente vale ouro e é preciso entender que o mesmo pode estar passando por uma dificuldade passageira e é preciso preservar esta relação.

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