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Para criar um evento empresarial bem feito e sem muitos gastos, é essencial que haja organização e disciplina durante os preparativos do evento, pois assim, garantirá o sucesso do evento, sabendo quais são todos os custos de tudo o que será necessário para a realização do mesmo.

Essa organização e disciplina são possíveis através da manutenção de um bom controle durante os preparativos do evento. Porém, manter controle em diversas anotações podem não ser a melhor opção, devido a facilidade de extravio e de desorganização.

Pensando nisso, o melhor jeito de manter os preparativos de um evento em ordem, é montando uma planilha de orçamento e controle. Por isso, saber como montar uma planilha de orçamento para evento empresarial, de uma forma moderna e segura, através do computador, notebook, tablet ou até mesmo no smartphone, é fundamental.

Acompanhe o artigo e veja dicas incríveis sobre como montar uma planilha de orçamento para um evento empresarial, que poderá ser utilizada também para inúmeras outras finalidades, ajudando a manter o controle financeiro em tudo o que for possível.

Saiba como montar uma planilha de orçamento para evento empresarial

Saber montar uma planilha é o princípio básico para ter total sucesso no seu planejamento e execução do evento, pois, a planilha funciona como se fosse um projeto que está sendo desenvolvido, que para gerar um resultado positivo, precisará estar sempre atualizada, para conseguir ver o andamento do “projeto”.

Para isso, é importante criar uma planilha bem detalhada e que reflita todos os possíveis custos que o evento ocasionará. É importante então, estar ciente desses 4 pontos que precisam ser levantados.

Montar uma planilha é sempre a maneira mais eficiente para manter o controle de custos

1) Planejamento financeiro do evento

Antes de mais nada, é importante ter uma estimativa de quanto será preciso investir no evento. Esse valor costuma ser chamado de budget, que é uma base do valor que precisará estar disponível para custear o evento. Alguns itens que precisam ser levantados para definição do budget são:

  • Quantos funcionários serão contratados;
  • Quais itens precisarão ser adquiridos;
  • Quais serviços serão contratados;
  • Quais fornecedores serão cotados.

Esse levantamento de dados é o passo mais importante de qualquer negócio, e demonstra que o organizador do evento sabe como montar uma planilha de orçamento para eventos e obter sucesso com o resultado.

Após o orçamento das contas, será possível saber o valor estimado de custos total e se o valor disponível para investimento no evento, atende. Caso o valor for muito maior do que poderá ser gasto, será necessário negociar alguns gastos ou fazer algumas modificações no evento.

2) Definindo as áreas que deverão estar na planilha

Depois de tudo definido, o fechamento dos serviços e compra de produtos com os fornecedores finalizados, é hora de dividir cada área contratada para manter o controle na planilha. Confira alguns desses serviços e produtos:

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  • Segurança;
  • Decoração;
  • Cerimonial;
  • Garçons;
  • Recepcionista;
  • Bebidas;
  • Comidas;
  • Mesas e cadeiras;
  • Local;
  • Iluminação e DJ;
  • Divulgação;
  • Buffet;
  • Alimentos;
  • Brindes;
  • Materiais de escritório.

Todos os serviços serão contratados de acordo com o perfil de cada evento, devendo ser ajustado na planilha, conforme mudanças. Lembre-se de sempre salvar a sua planilha durante as atualizações, para que não haja o risco de perder as informações atualizadas.

3) Organização do dinheiro para cada área

Sabendo como montar uma planilha de orçamento para evento empresarial, você terá todas as informações do evento, organizados na planilha. Agora é preciso organizar os valores, que serão divididos para cada serviço contratado, de acordo com o valor disponível. Fique atento para deixar uma quantia sobrando a mais para cada serviço, devido a eventual necessidade, como reajustes ou algum imprevisto que possa acontecer.

Faça a planilha com o valor total, divididos pelos itens de cada área, como por exemplo:

  • Para área de funcionário: incluir segurança, recepção e cozinha;
  • Para área de Serviço: incluir decoração e iluminação.

Depois de criar a planilha deixe uma coluna para adicionar o total que pretende gastar com cada item e o valor que será gasto com cada um. Tudo o que estiver relacionado ao evento deverá ser incluído na planilha, de modo a facilitar na escolha dos fornecedores.

Todos os serviços necessários para que o evento ocorra, precisam ser considerados no controle 

4) Decidindo os fornecedores do evento

Após realização do orçamento e comparação de preços, é hora de definir as contratações dos serviços, produtos, fornecedores e local do evento. A decisão pela qualidade dos serviços solicitados é um passo primordial para ter êxito no fechamento dos contratos. Por isso, esse é o último passo para saber como montar uma planilha de orçamento para evento empresarial.

Quais os imprevistos que podem ocorrer em um evento empresarial?

Imprevistos sempre podem ocorrer e, por isso, é importante que o organizador de eventos tente criar contingências para quaisquer possíveis inconvenientes. Alguns exemplos desses imprevistos são:

  • Não comparecimento do fornecedor contratado;
  • Mesas ou cadeiras a menos;
  • Aumento de convidados fora da lista;
  • Falta de água no local;
  • Queda de energia.

Redução dos gastos de um evento empresarial através da planilha

Muitas empresas ainda gasta, sem saber ao certo onde o dinheiro está sendo utilizado, justamente por falta de um controle financeiro adequado. É muito importante ter o total controle sobre as finanças, para saber o que é possível investir ou onde é possível economizar.

Outro fator muito importante é fazer parcerias com fornecedores, para ganhar descontos ou até mesmo garantir o fornecimento exclusivo.

Enfim, é possível conseguir alguma redução de gastos, se a organização do evento for bem feita. Mas, vale lembrar que caso seja necessário cortar alguns gastos, opte pelos menos necessários e sem diminuir a qualidade do serviço oferecido.

Faça um evento empresarial perfeito e inesquecível!

Agora que já sabe como reduzir como montar uma planilha de orçamento para evento empresarial, aproveite as dicas para reduzir custos, economizar e criar um evento incrível com organização e controle total.

Comece hoje mesmo a testar esse método de organização. Esperamos que esse artigo tenha sido útil e que consiga realizar ótimos eventos. Se houver alguma dúvida ou sugestão, deixe seu comentário aqui.

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