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Planejamento é essencial em qualquer negócio. Mas para pequenas empresas ele se torna ainda mais importante, para garantir a sua sustentabilidade. E uma das ferramentas que podem contribuir para esse processo, especialmente quando se fala de gestão de estoques, é o inventário. Quer saber se ele é indicado ou a melhor maneira de realizá-lo? Acompanhe a seguir algumas dicas e entenda como e quando fazer inventário de estoque.

Para evitar desperdícios ou perdas financeiras, controlar a entrada e saída de insumos e produtos em uma empresa é fundamental. O inventário é o mecanismo que indicará ao empreendedor exatamente o que é necessário fazer reposição ou quais aquisições podem ser poupadas.

Uma das primeiras medidas a serem tomadas é entender como funciona o seu negócio: com qual frequência os produtos costumam ser repostos? Estoques sempre cheios talvez não signifiquem fartura, mas o contrário: podem indicar que as mercadorias estão encalhadas, as compras estão sendo feitas sem um preparo ou esteja acontecendo alguma dissonância entre vendas e armazenamento.

Nesse sentido, a ideia de giro de estoque é essencial. Para calcular essa métrica, é necessário refletir quantos produtos compõem o estoque da empresa e quantos produtos são vendidos ao ano, por exemplo. O giro é representado pelo número de vezes que a empresa precisa repor seu estoque para atender a essa demanda anual.

Ao compreender melhor como essa rotatividade funciona na sua empresa, fica mais fácil identificar onde pode se estar pecando: se por excesso, falta de itens ou até eventuais desvios a exemplo de furtos ou roubos. Isto é uma forma de garantir maior controle sobre a própria atividade, sabendo exatamente o que acontece nos bastidores da empresa.

Passo a passo de um inventário de estoque

1. Verifique de quanto em quanto tempo fará

Para fazer sentido e prover informações atualizadas, é necessário repetir o processo periodicamente, seja semanalmente, mensalmente, o que ficar melhor dentro dos seus objetivos.

2. Planeje a data exata

Não adianta, é necessário definir no calendário quando o inventário será realizado, porque, em ambientes dinâmicos, a atividade fatalmente ficará em segundo plano. Eleja aqueles dias de menor movimento e envolva a sua equipe na tarefa.

3. Arrume o estoque

É fundamental que o princípio de FIFO ou PEPS (“first in, first out; primeiro a entrar, primeiro a sair) seja adotado, evitando avarias nos produtos ou insumos, especialmente para aqueles perecíveis. Essa organização também ajudará na contagem.

4. Na hora H

Durante o inventário propriamente dito, anote os itens identificados, separando-os por quantidade, tipo, peso e outros detalhes. Caso trabalhe com código de barras, este também é o momento de conferir se as etiquetas estão devidamente coladas. Foco e atenção a detalhes são fundamentais!

5. Analise os resultados

Com as informações em mãos, procure estabelecer correlações, avaliando os números e o perfil dos produtos guardados. Esses dados serão a base para a tomada de decisões – o que será preciso reorganizar? Comprar mais? E para os encalhados, vale alguma promoção? Tudo será usado em suas estratégias futuras.

Viu só? Não é tão difícil fazer um inventário de estoque, mas é necessário muita paciência e atenção a essa atividade. Os efeitos logo poderão ser percebidos em sua empresa, com mais controle e organização dos insumos e produtos e decisões mais bem fundamentadas. Não perca tempo e implemente agora mesmo na sua companhia!

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