As planilhas de custos são extremamente úteis para organizar as finanças de um negócio. Com elas, você pode manter as contas da empresa em dia e avalia o seu desempenho.

Caso você ainda não use de planilhas para fazer a organização financeira da sua empresa, deve estar se perguntando: Como usar planilhas de custos no meu negócio?

Aqui explicaremos tudo para você!

Como usar planilhas de custos no meu negócio?

Usar planilhas de custos é algo relativamente simples. A forma básica de uso é preencher o documento com gastos e despesas.

Com a planilha, você poderá, em um único lugar, ver todos os gastos fixos e gastos variáveis do seu negócio.

Ao ir utilizando a planilha, você evita ter surpresas desagradáveis no final do mês e ainda pode se preparar para os gastos dos meses subsequentes.

Porém, para que o uso da planilha funcione de forma a ajudar a controlar os custos do seu negócio é necessário ter disciplina. É interessante, por exemplo – se você usar uma planilha eletrônica, fazer o upload de todos os dados bancários diariamente, para não ficar com o documento atrasado, causando mais transtornos do que soluções.

Planilhas ajudam a controlar custos do seu negócio.

Quem deve ficar responsável pela planilha?

O próprio dono do negócio pode administrar a planilha de custos. Porém se a empresa possui um contador, é melhor que ele se responsabilize pelo documento, lançando as transações nela.

Mas se você não tem a sua disposição um contador, recomendamos que reserve um período do dia para atualizar a planilha e ficar com as informações de custos do negócio em dia.

Outras pessoas da empresa podem usar as planilhas?

Recomendamos que a empresa elege uma ou duas pessoas para trabalhar com a planilha – isso evita eventuais confusões na hora do preenchimento. Se muita gente tem acesso a planilha, as coisas podem se complicar.

Outro ponto é que a planilha contém dados estratégicos da empresa e muitos funcionários não precisam saber quais são seus custos. Portanto, não teria o porquê mais pessoas utilizarem essa planilha. O mais indicado é que esses funcionários passem dados e eles sejam inseridos no documento pelos responsáveis pela planilha.

Mas algumas pessoas podem ter acesso sim, como funcionários do departamento financeiro. E o melhor é que essas planilhas costumam poder ser compartilhadas entre pessoas. Assim, tudo que é inserido ou modificado no documento, as outras pessoas autorizadas conseguem visualizar imediatamente.

Quais os tipos de planilhas de custo?

Existem diversos tipos de planilhas de custos para o seu negócio e você pode usar todos eles, se precisar. Veja a seguir?

1 – Planilha de vendas

São softwares pagos que permitem o controle do pequeno empresário sobre o que ele vende.

2 – Controle de caixa

Planilha que organiza diariamente as entradas e saídas financeiras. É ótima opção para a contabilidade do negócio.

3 – Planilha para os funcionários

São planilhas que o empreendedor pode usar para avaliar o desempenho dos funcionários, como vendas, metas, lucro gerado, etc.

4 – Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE)

Planilhas que mostram os valores da receita bruta da empresa. permitem saber se sua empresa está lucrando ou não e quanto está faturando.

5 – Controle de compras e estoque

Planilhas para grandes negócios, que permitem fazer a gestão de estoques. O documento pode conter dados como pedidos, cancelamento de pedidos, pedidos entregues, etc.

6. Controle de pagamentos e recebimentos

É um tipo de planilha muito importante, que permite visualizar todo a situação da sua empresa. É a mais utilizada.

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